Aunque su empresa sea pequeña, es importante que coordine adecuadamente los esfuerzos en mercadeo, porque además de ahorrarle e impulsar ventas, es un vehículo para fortalecer su marca e imagen ante sus públicos metas.
Situación
La empresa Golosinas S.A., como parte esencial de su estrategia de mercadeo, permite el patrocinio de sus marcas (galletas Carmen, pan Don José y confites Dulce María) a actividades de interés local. Para ejecutar esta tarea cuenta con un equipo de coordinadores de eventos en Relaciones Públicas y Mercadeo que brinda apoyo general.
En ausencia de una coordinación efectiva de patrocinios, los Jefes de Marca enviaban información de solicitud y desarrollo de los eventos de manera desorganizada e incompleta. La Directora de Mercadeo debía consolidar esta información para tener alguna idea de lo que sucedía con los eventos y el trabajo del equipo de coordinadores. Esta situación, además de provocar choques entre los Coordinadores de Marcas, que se peleaban los escasos recursos, también provocaba pérdida de dinero al no utilizarse la “economía en escala” en la ejecución de actividades de enfoque similar y en áreas cercanas.
Solución
El departamento de mercadeo impulsó desde su dirección un reglamento sencillo para poder coordinar, evaluar y monitorear la inversión, ejecución y resultado de los eventos patrocinados por la empresa de una forma ágil y eficiente. Este, en resumen, incluía un margen de tiempo de cuatro meses de anticipación para solicitar ayuda; los Jefes de Marca debían trabajar en dos presentaciones en power point, la primera, antes de la actividad, que incluyera objetivos, público meta, descripción y presupuesto, no mayor a 7 pantallas y la otra, después de la actividad, que sirviera de informe y registro visual. Además se creó un formulario general de solicitud de apoyo, en el que dividía las necesidades por áreas de Relaciones Corporativas (como programa, discurso, boletines de prensa, entre otros) y Mercadeo (recursos técnicos como micrófonos, proyector; transporte, merchandisig, entre otros). Sin llenarse adecuada y oportunamente esta solicitud, no se brindaba apoyo para realizar e implementar el patrocinio.
Beneficios
• Los informes de patrocinio a actividades son hoy un espacio de trabajo unificado que permite al departamento de Mercadeo y Relaciones Públicas conocer con anticipación el flujo y resultado de los eventos de la empresa Golosinas, S.A., en todo el país.
• La toma de decisiones por parte del equipo central de mercadeo se agilizó al recibir la información consolidada en sus indicadores de gestión actualizados en Tiempo-Real.
• Ahorro de dinero hasta del 25% por la buena distribución de recursos, al disminuir el pago de horas extras y aprovechar la subcontratación de recursos por ruta y paquetes.
Aprendizaje
Aunque su empresa sea pequeña, es importante que coordine adecuadamente los esfuerzos en mercadeo, porque además de ahorrarle e impulsar ventas, es un vehículo para fortalecer su marca e imagen ante sus públicos metas.
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